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Ｑ4 総会終了後の手続きについて教えてください。

　総会が終了したら、議事録の作成を行います。
通常は「総会の日時」「開催場所」「出席した組合員及び議決権の数」「各議題の審議内容、決議の結果」を記載し、署名を行います。

　なお、区分所有法には、以下のように定められていますので、これに従うことになります。
①集会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない。
②議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。
③前項の場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び集会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければならない。

　作成後は、管理者が保管し(このときに参考資料や委任状、議決権行使書などの書類も一緒に保管します。)、保管場所を建物内の見やすい場所に掲示します。
　この議事録は、利害関係人からの請求があった場合には、正当な理由がない限り、閲覧させなければならないことになっています。議事録には、大切な個人情報やプライバシーに関わる内容も記載されていますので、閲覧については厳しく判断してください。

また、必要に応じて、総会の内容を当日欠席した組合員にも解り易いように、管理組合の広報誌などでお知らせするのも今後のコミュニティー形成に有効だと思います。ただし、会報誌は議事録のように厳格に基準はありませんので、お知らせしたい事項のみに留めるなど、先ほど述べた個人情報やプライバシーには配慮して作成してください。