自主管理の組合様 - エム管理不動産

「管理組合が無い。」
「管理組合として集まったことが無い。」
「住人だけでどうにかしようと思ったがどうすれば良いか判らない。」
「現在行っている業務内容が十分でない。」
「現在行っている業務内容が正しいのか判らない。」
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このような場合に、お悩みの方は以下の流れを参考にしてみてください。
※途中まで出来ている組合様は該当部分から進めてください。

自主管理の進め方

【① 組合を作る】
　マンションに関する法律として「区分所有法」という法律があります。
　この法律によれば第３条に区分所有者全員によって区分所有者の団体は当然に成立するものとされています。
　「うちは管理組合が無い」というのは、実際のところ、団体はあるけど機能していないだけと言えます。
　そこで、まずは団体の構成員となる区分所有者は誰なのかを登記や届出書を確認し、本人への確認を行って確定します。

【② 規約を作る】
　区分所有法に則ると、管理規約は区分所有者及び議決権の４分の３以上の同意により定めることとなっています。定める為には、総会を開催してということになります。
　国土交通省から標準管理規約として雛形が提供されていますので、これを参考にしながら自らのマンションに合わせた管理規約案を作成します。
　ここで注意すべきなのは、法律に反して不当な扱いを行わない事、区分所有者の意見を聞きながら妥当な定めを行う事、共用部分や設備などをしっかり調べることです。
　管理規約案が出来たら、①で調べた区分所有者に通知を行い、総会を開催し、制定の決議を行います。

【③ 細かいルール（細則）を作る】
　管理規約では大枠を定めて、細かいルール（使用方法や手続き等）は細則を作成します。作成方法は管理規約と同様に現況の調査や組合員の意見を集約して行いますが、標準的な雛形は提供されていません。マンションそれぞれで一から作成する必要があります。この細則については、区分所有法に則れば、細則は区分所有者及び議決権の各過半数の同意によって定めます。
※規約で別に定めた場合には、議決権総数の半数以上を有する組合員が出席し、その、出席組合員の議決権の過半数で決する場合があります。

【④ 規約に則った運営を行う】
　規約を定めた後は、組合員全員がその定めに拘束されます。
　役員を決め、計画を立てる等、規約を運用します。
　管理規約や細則を配布するだけでなく、組合員が守らなければならないルールや届出が必要なケースをまとめたルールブックを作成して、配布することも検討してみてはいかがでしょうか。
　せっかく作った規約も適正な運用がされなければ意味がありません。

【⑤ 会計書類を作成する】
　管理組合は、会計帳簿を管理し、毎年決算報告を行います。
　標準管理規約に基づけば区分経理といって、管理費会計と修繕積立金会計は別にして処理する必要があります。つまり、一つの組合の中で、２つの会計区分があることになります。
　また、予算準拠主義といって、支出は予算を守って行う必要もあります。

【⑥ 事業計画を作成する】
　予算は、何に基づいて計上されているかが重要ですです。その土台となるものが事業計画となります。定時総会で提案する１年間の事業計画はもちろんですが、マンションは存在する限り長年に渡り管理していかなければなりません。長期的な計画を立てて管理していくことも大切です。

【⑦ 修繕計画を立てる】
　マンションにとって重要なものの一つに、建物の維持修繕があります。
　適切な維持修繕を行うために、日頃から修繕積立金を貯め、必要に応じて支出します。
　マンションでは約１２年周期での大規模修繕工事が推奨されています。長期的な視野で収支を検討しなくてはなりません。
　そこで、数年単位の短期の修繕計画のみならず、長期修繕計画を作成し、いつどのような工事が必要か、費用はどれくらいかかるのか、現在積み立てている修繕積立金をこのまま積み立てていけば足りるのか等を一覧にしたグラフを作成します。

【⑧ 理事会を開催する】
　役員が中心となり、これまでに述べた長期的な計画の素案を作ったり、通常業務を行うため理事会を定期的に開催します（月１回程度）。
　そして、会議の内容を議事録を作成して記録しておきます。

【⑨ 定期総会を開催する】
　管理組合では毎年１回、定期総会を開催します。
　定期総会では、決算・予算・事業計画・事業報告、その他総会で決するべきとされた事項を審議します。この場で承認をいただけるように、理事会は日頃から話し合いを行ってマンション全体のことを把握しておくようにします。
　そして、会議の内容を議事録を作成して記録しておきます。

【⑩ 総会の結果を報告する】
　総会に出席できなかった方への周知や内容を全員が共有できるようにするため、総会の報告を組合員全員に行うようにします。

マンション管理士としてできること