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TOP>分譲マンション管理組合>マンション管理の知識>委託管理の組合様


「管理は委託しているが、何をしているのかよく解らない。」
「これまで全てお任せしていたが、自分達ももっと積極的に関わりたい。」
「管理会社から報告はあるが、内容がいまいち解らない。」
「管理は自分達でもできると聞いたが、どうすればいいか判らない。」
「管理会社と、もっと話し合いをする必要があると感じているが専門知識が無い。」
「管理会社に一部の業務のみ委託しているが、不十分さを感じている。」
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このような場合に、お悩みの方は以下の流れを参考にしてみてください。
※途中まで出来ている組合様は該当部分から進めてください。

委託管理の進め方

【@ 管理組合が主体であることを認識する】
 管理会社に委託をしているので、万事大丈夫と思われている管理組合様は多いと思います。もちろん、管理会社は管理組合から委託を受けて管理を行っているので、最善を尽くしているものと思います。
 ですが、本来、管理を行わなければならないのは管理組合です。つまり、業務の最終的な結果は管理組合に責任が及ぶのであって、その利害は組合員に及ぶことになります。
 管理会社と良好なパートナー関係を築くのであれば、管理組合側も自らが主体だという事を認識して、共に住みよいマンションを作るのが理想と言えます。

【A 委託内容を確認する】
 まずは、管理組合がしなければならない業務を把握し、どの業務を管理会社に任せているのか、そして管理会社にはどの程度までその業務をしてもらえるのかを確認します。
 その内容は、管理会社との委託契約書に記載されていますので、今一度その契約書を読むところから始めます。
 そして、管理会社が現在行っているサービスと照らし合わせて、契約書の内容通りに行われていることを確認します。

【B 事業報告、決算報告、事業計画、予算の確認】
 管理組合の基本として、どのような事を行い、これから行うのか、そのための費用はどの程度なのか、そして現在どのくらいの資金があるのか等を上に掲げる書類から読み解きます。

【C 修繕計画を確認する】
 Bで1年毎の通常業務の確認できたら、次はマンションにとって非常に重要な修繕計画を確認します。修繕計画は1年毎の事業期間だけで実施できるものではなく、12年周期という長期で実施しなければならないものです。修繕積立金の現在残高や年間の収支から今後貯めていける金額を参考に、修繕費用が不足することが無いか、あったとすればどのように対策するかを検討します。

【D 理事会で情報収集を行う】
 A〜Cの内容はもちろん、その他の事柄についても、生活の場であるマンションには様々な事が発生します。理事会は、問題の起こらないように、そして、問題が起きたら対処できるよう、管理会社に参考意見をもらったり、協力を得ながら、様々な情報を収集し、それを参考に知識を習得するように努めます。
 管理会社の協力を得ながら、住みよいマンションを作る事を心掛けます。

【E 組合事業の執行状況を確認する】
 ここまでで、書面上の事や話し合いが充分にできたら、実際の現場を確認します。
 話し合った内容が実現されているか、実現された中に更に改善しなければならないことはないか等、常に気配りを怠らないようにしてください。

【F 問題点や現状から変更する点があれば検討する】
 実際の管理状況を見て、「ここはこうした方が良い」とか「これはやめた方が良いとか」があれば、理事会で検討します。総会では全員が集まって物事を決定しますが、全員でとなるとなかなか機動力に欠けます。そこで、総会から信任された役員が、通常の業務を行えるように理事会が設けられます。
理事会では闊達な意見交換がされるべきですので、総会と異なり、様々な事を提案し審議します(その中で重要な事や理事会の範疇を超える事は、理事会での審議を経て総会に提案し承認をいただくようにします)。

【G問題点等を解決する】
 Fで改善事項が決定したら、実践です。
 ですが、多数の方が住むマンションでは常に変化が発生します。これでいつまでも万全という事はありません。
 都度話し合いを行い更に改善していくように努めます。

【H情報の共有、組合員への周知を行う】
 できる限り多くの組合員が納得し、住人が快適に住まえるように、情報の周知が必要になります。住まいを基にした組織として町内会や自治会と同じく、マンションにも特有の事項が様々ありますので、よく解らないという方が無いように、お知らせやルールを広く知っていただけるようにします。

【I全員が主体であるという意識を持つ】
 管理会社に委託を行っていると、管理組合に様々な協力をもらえるので、どうしても任せっきりになってしまいがちです。
 ですが、最初に述べたようにマンション管理の主体は管理組合であることを忘れないように、組合員全員が管理意識を持つように心掛けましょう。管理会社の協力を得ながら、実際に管理組合では何が行われるのかを常に意識して、より住みよいマンションになるように努めます。


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